E-Mail-Signaturen zentral verwalten, für Microsoft Outlook
Erstelle zentral einheitliche Signaturen und verteile sie automatisch an alle Mitarbeitenden, direkt in Microsoft Outlook. Ohne manuelle Einrichtung, ohne veraltete Daten, ohne Datenschutzrisiko. Und verlinkt mit deiner digitalen Visitenkarte.
Einheitliche E-Mail-Signaturen für dein ganzes Team
Erstelle markenkonforme Signaturen zentral und rolle sie automatisch für alle Mitarbeitenden aus, inklusive Verknüpfung zur digitalen Visitenkarte. Immer aktuell, ohne manuelles Nachpflegen.
- Zentral gestaltet Eine Vorlage im Corporate Design, einheitlich für das gesamte Unternehmen.
- Automatisch synchron Signaturen ziehen Daten aus den oneVcard-Profilen und bleiben immer aktuell.
- Ausrollen in Microsoft 365 Serverseitige Regeln für Outlook & Exchange, jede E-Mail trägt die richtige Signatur.
- Mit digitaler Visitenkarte Jede Signatur verlinkt direkt auf die oneVcard, mit QR-Code und Lead-Generierung.
Verfügbar ab der Teams- & Enterprise-Lizenz.
Hallo Frau Wagner, vielen Dank für das gute Gespräch. Anbei meine Kontaktdaten, tippen Sie einfach auf die Karte.
Lena Wagner
Senior Developer · Drocksler AG
Digitale Visitenkarte ansehenWillst du auch, dass jede Mail
automatisch professionell aussieht
und nichts mehr händisch
eingestellt werden muss?
Signaturen einfach erstellen
Gestalte Signaturen im visuellen Editor oder direkt im HTML-Code, flexibel für Marketing und IT, ganz ohne Einschränkungen.
- Visueller Editor ohne technisches Know-how
- HTML-Editor für volle gestalterische Freiheit
- Alle Variablen wie Name, Titel oder Telefon per Dropdown einfügbar
Vor dem Rollout prüfen
Teste jede Signatur mit echten Mitarbeiterdaten, bevor sie live geht, kein Testversand notwendig.
- Vorschau für beliebige Mitarbeitende wählbar
- Kein Testversand notwendig
- Sicher überprüfen vor dem Rollout
Bilder funktionieren immer
Logos, Fotos und Banner werden beim Empfänger zuverlässig angezeigt, ohne manuelle Freigabe.
- Zuverlässige Bildanzeige in allen Outlook-Versionen
- Professioneller Eindruck bei jedem Empfänger
- Kein Aufwand für die Absenderin oder den Absender
Daten automatisch einfügen
Alle Felder wie Name, Jobtitel, Telefonnummer oder Foto werden automatisch aus oneVcard oder Microsoft Entra übernommen, einmal pflegen, überall aktuell.
- Microsoft Entra / Azure AD Integration
- HR-Integrationen: SAP HR, Personio, BambooHR u. v. m.
- Manuelle Pflege oder CSV-Import
- Conditional Logic für Abteilungen und Rollen
- API für individuelle Anbindungen
Signatur-Auswahl direkt in Outlook
Das oneVcard Add-in sitzt direkt in Outlook. Deine Mitarbeitenden wählen mit einem Klick die passende Signatur und schreiben ohne Umweg los, auf Desktop, Web und Mobile.
Deine Daten bleiben in deiner Hand
Entwickelt und gehostet in Deutschland, tief in deine Microsoft-365-Umgebung integriert.
Hosting in Deutschland
Entwicklung und Hosting ausschließlich in Deutschland: DSGVO-konform und ohne Drittlandrisiko.
Kein E-Mail-Routing
E-Mails fließen nie über externe Server. Du nutzt deine eigene Microsoft-365-Infrastruktur, vollständig in deinem Tenant.
Kein Datenschutzrisiko
Keine Weiterleitung von E-Mail-Inhalten an Dritte. Volle Kontrolle über deine Daten und Kommunikation.
Microsoft Partner
oneVcard ist Microsoft Partner, das Outlook Add-In ist offiziell zertifiziert und tief in Microsoft 365 integriert.
Die richtige Signatur, immer automatisch
Jede Person kann mehrere Signaturen haben. Ob neue E-Mail oder Antwort, bestimmte Abteilung, bestimmter Empfänger oder geteiltes Postfach: Über flexible Regeln wird automatisch die richtige Signatur ausgewählt.
- Mehrere Signaturen pro Person konfigurierbar
- Unterschiedliche Signatur für neue E-Mail und Antwort
- Regeln nach Abteilung, Gruppe oder Empfänger
- Auch für geteilte Postfächer wie info@, support@ oder sales@
In drei Schritten zur einheitlichen Signatur
Einmal aufsetzen, danach läuft es automatisch, ganz ohne Aufwand für deine Mitarbeitenden.
Vorlage gestalten
Lege eine Signatur-Vorlage im Corporate Design an, mit Logo, Farben und den gewünschten Feldern.
Team zuordnen
Weise die Vorlage einzelnen Personen oder ganzen Azure-Gruppen zu: Daten kommen automatisch aus oneVcard oder Entra.
Automatisch ausrollen
Das Outlook Add-In verteilt die Signaturen automatisch, ohne Installation, auf Desktop, Web und Mobile.
„Mit oneVcard E-Mail Signatures haben wir endlich einheitliche Signaturen im gesamten Unternehmen. Die zentrale Verwaltung spart uns enorm viel Zeit, und jeder hat automatisch die aktuelle Version, ohne dass wir etwas manuell verteilen müssen.“
Florian Klesse
Steuerberatung Dreikantz-Klesse
E-Mail-Signaturen, kurz erklärt
Wie werden die Signaturen an die Mitarbeitenden verteilt? ▼
Über das Outlook Add-In werden Signaturen automatisch an alle zugewiesenen Mitarbeitenden verteilt, ohne dass diese etwas installieren oder konfigurieren müssen.
Funktioniert die Lösung ohne Azure Active Directory? ▼
Ja. Azure AD bzw. Microsoft Entra ist optional. Mitarbeiterdaten lassen sich auch manuell im oneVcard-System pflegen, per CSV importieren oder über HR-Integrationen wie SAP HR, Personio oder BambooHR synchronisieren.
Werden meine E-Mails über externe Server geleitet? ▼
Nein. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen ist kein E-Mail-Routing notwendig, deine E-Mails verlassen nie deinen Microsoft-365-Tenant.
Mit welchen Outlook-Versionen ist das Add-In kompatibel? ▼
Das Add-In unterstützt Outlook 365 für Windows, Mac, Web (OWA) und Mobile sowie Outlook 2016/2019 auf Windows. Nicht unterstützt wird das klassische Legacy-Outlook auf Mac.
Ist die Lösung DSGVO-konform? ▼
Ja. Entwicklung und Hosting erfolgen ausschließlich in Deutschland. Es werden keine E-Mail-Inhalte an Dritte weitergeleitet.
Kann ich für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturen einrichten? ▼
Ja. Über flexible Regeln und Conditional Logic lassen sich unterschiedliche Signaturen für Abteilungen, Gruppen oder Empfänger konfigurieren.
Ab welchem Tarif sind E-Mail-Signaturen verfügbar? ▼
E-Mail-Signaturen sind Teil der oneVcard Teams- und Enterprise-Lizenz. Gern richten wir die Vorlage gemeinsam mit dir ein.