E-Mail-Signaturen zentral verwalten, für ganz Outlook
Erstelle einheitliche Signaturen zentral und rolle sie automatisch an alle Mitarbeitenden aus, direkt in Microsoft Outlook. Ohne manuelle Einrichtung, ohne veraltete Daten, ohne Datenschutzrisiko. Und verlinkt mit deiner digitalen Visitenkarte.
Verfügbar ab der oneVcard Teams- & Enterprise-Lizenz.
Hallo Frau Wagner,
vielen Dank für das gute Gespräch. Anbei meine Kontaktdaten, tippen Sie einfach auf die Karte.
Lena Wagner
Senior Developer · Drocksler AG
Digitale Visitenkarte ansehen- Microsoft Partner
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-konform
- Zertifiziertes Outlook Add-in
- Zero-Touch Rollout
Zero-Touch
Kein Mitarbeitender installiert oder konfiguriert etwas. Das Outlook Add-in verteilt alles automatisch.
Eine Datenbasis
Name, Titel, Telefon und Foto kommen automatisch aus oneVcard oder Microsoft Entra. Einmal pflegen, überall aktuell.
Kein E-Mail-Routing
Deine E-Mails verlassen nie deinen Microsoft-365-Tenant. Volle Kontrolle, kein Drittlandrisiko.
Deine E-Mails bleiben bei dir
Der wichtigste Unterschied: oneVcard leitet keine einzige E-Mail über fremde Server. Alles läuft in deinem eigenen Microsoft 365.
Übliche Signatur-Dienste
Für serverseitige Signaturen wird oft jede ausgehende E-Mail über die Cloud des Anbieters umgeleitet. Deine gesamte Kommunikation verlässt dafür dein Haus, häufig über Rechenzentren außerhalb der EU.
oneVcard
Das Add-in arbeitet direkt in Outlook, in deinem eigenen Microsoft-365-Tenant. Keine E-Mail wird über oneVcard-Server geleitet. Entwicklung und Hosting ausschließlich in Deutschland, DSGVO-konform und ohne Drittlandrisiko.
So unterscheiden wir uns
Worauf es bei Signatur-Lösungen für Unternehmen wirklich ankommt.
| Merkmal | Übliche Signatur-Dienste | oneVcard |
|---|---|---|
| E-Mail-Routing über fremde Server | Oft erforderlich (serverseitig) | Nein, bleibt in deinem Tenant |
| Entwicklung & Hosting | Häufig global, teils außerhalb der EU | Ausschließlich Deutschland |
| DSGVO ohne Drittlandtransfer | Vom Anbieter abhängig | Ja |
| Verknüpfung mit digitaler Visitenkarte | Nicht vorhanden | Ja, jede Signatur verlinkt die oneVcard |
| Rollout in Outlook | Teils manuell einzurichten | Zero-Touch Add-in |
Vergleich mit üblichen cloudbasierten Signatur-Diensten. Der genaue Funktionsumfang unterscheidet sich je Anbieter.
Gestalten, prüfen, automatisch ausrollen
Vom Design bis zum letzten Postfach: alles zentral, alles zuverlässig.
Signaturen einfach erstellen
Gestalte Signaturen im visuellen Editor oder direkt im HTML-Code, flexibel für Marketing und IT, ganz ohne Einschränkungen.
- Visueller Editor, ganz ohne technisches Know-how
- HTML-Editor für volle gestalterische Freiheit
- Alle Variablen wie Name, Titel oder Telefon per Dropdown einfügbar
Vor dem Rollout prüfen
Teste jede Signatur mit echten Mitarbeiterdaten, bevor sie live geht, kein Testversand notwendig.
- Vorschau für beliebige Mitarbeitende wählbar
- Kein Testversand notwendig
- Sicher überprüfen vor dem Rollout
Bilder funktionieren immer
Logos, Fotos und Banner werden beim Empfänger zuverlässig angezeigt, ohne manuelle Freigabe.
- Zuverlässige Bildanzeige in allen Outlook-Versionen
- Professioneller Eindruck bei jedem Empfänger
- Kein Aufwand für die Absenderin oder den Absender
Daten automatisch einfügen
Alle Felder wie Name, Jobtitel, Telefonnummer oder Foto werden automatisch aus oneVcard oder Microsoft Entra übernommen, einmal pflegen, überall aktuell.
- Microsoft Entra / Azure AD Integration
- HR-Integrationen: SAP HR, Personio, BambooHR u. v. m.
- Manuelle Pflege oder CSV-Import
- Conditional Logic für Abteilungen und Rollen
- API für individuelle Anbindungen
Signatur-Auswahl direkt in Outlook
Das oneVcard Add-in sitzt direkt in Outlook. Deine Mitarbeitenden wählen mit einem Klick die passende Signatur und schreiben ohne Umweg los, auf Desktop, Web und Mobile.
- Signatur-Auswahl direkt im Postfach, ohne separates Tool
- Standard oder Anlass, etwa für Events, per Klick
- Daten und Design kommen automatisch, immer markenkonform
Automatisch in ganz Outlook, ohne Installation
Das zertifizierte Outlook Add-in verteilt jede Signatur automatisch, auf Desktop, Web und Mobile. Deine Mitarbeitenden müssen nichts einrichten, und jede E-Mail trägt zuverlässig die richtige Signatur.
- Outlook Windows, Mac, Web & Mobile
- Keine Installation für Mitarbeitende
- Zentral gesteuert aus einem Backend
- Offiziell zertifiziert von Microsoft
Deine Daten bleiben in deiner Hand
Entwickelt und gehostet in Deutschland, tief in deine Microsoft-365-Umgebung integriert.
Hosting in Deutschland
Entwicklung und Hosting ausschließlich in Deutschland: DSGVO-konform und ohne Drittlandrisiko.
Kein E-Mail-Routing
E-Mails fließen nie über externe Server. Du nutzt deine eigene Microsoft-365-Infrastruktur, vollständig in deinem Tenant.
Kein Datenschutzrisiko
Keine Weiterleitung von E-Mail-Inhalten an Dritte. Volle Kontrolle über deine Daten und Kommunikation.
Microsoft Partner
oneVcard ist Microsoft Partner, das Outlook Add-In ist offiziell zertifiziert und tief in Microsoft 365 integriert.
Die richtige Signatur, immer automatisch
Jede Person kann mehrere Signaturen haben. Ob neue E-Mail oder Antwort, bestimmte Abteilung, bestimmter Empfänger oder geteiltes Postfach: Über flexible Regeln wird automatisch die richtige Signatur ausgewählt.
- Mehrere Signaturen pro Person konfigurierbar
- Unterschiedliche Signatur für neue E-Mail und Antwort
- Regeln nach Abteilung, Gruppe oder Empfänger
- Auch für geteilte Postfächer wie info@, support@ oder sales@
In drei Schritten zur einheitlichen Signatur
Einmal aufsetzen, danach läuft es automatisch: Zero-Touch für deine Mitarbeitenden.
Vorlage gestalten
Lege eine Signatur-Vorlage im Corporate Design an, mit Logo, Farben und den gewünschten Feldern.
Team zuordnen
Weise die Vorlage einzelnen Personen oder ganzen Azure-Gruppen zu: Daten kommen automatisch aus oneVcard oder Entra.
Automatisch ausrollen
Das Outlook Add-In verteilt die Signaturen automatisch, ohne Installation, auf Desktop, Web und Mobile.
Jede Signatur führt zur digitalen Visitenkarte
oneVcard ist zuallererst die digitale Visitenkarte für dein Team. Die E-Mail-Signatur ist der zweite Kanal: Jede Signatur trägt QR-Code und Lead-Generierung und führt direkt auf die oneVcard. So wird aus jeder E-Mail ein Netzwerk-Moment, dein Gegenüber speichert deine Kontaktdaten mit einem Tipp, immer aktuell.
- Eine Datenbasis für Karte und Signatur
- QR-Code und Lead-Generierung in jeder Mail
- Kontakt speichern mit einem Tipp
- Ändert sich etwas, ist es überall aktuell
Lena Wagner
Senior Developer · Drocksler AG
„Mit oneVcard E-Mail Signatures haben wir endlich einheitliche Signaturen im gesamten Unternehmen. Die zentrale Verwaltung spart uns enorm viel Zeit, und jeder hat automatisch die aktuelle Version, ohne dass wir etwas manuell verteilen müssen."
E-Mail-Signaturen, kurz erklärt
Wie werden die Signaturen an die Mitarbeitenden verteilt?
Über das Outlook Add-In werden Signaturen automatisch an alle zugewiesenen Mitarbeitenden verteilt, ohne dass diese etwas installieren oder konfigurieren müssen (Zero-Touch).
Funktioniert die Lösung ohne Azure Active Directory?
Ja. Azure AD bzw. Microsoft Entra ist optional. Mitarbeiterdaten lassen sich auch manuell im oneVcard-System pflegen, per CSV importieren oder über HR-Integrationen wie SAP HR, Personio oder BambooHR synchronisieren.
Werden meine E-Mails über externe Server geleitet?
Nein. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen ist kein E-Mail-Routing notwendig, deine E-Mails verlassen nie deinen Microsoft-365-Tenant.
Mit welchen Outlook-Versionen ist das Add-In kompatibel?
Das Add-In unterstützt Outlook 365 für Windows, Mac, Web (OWA) und Mobile sowie Outlook 2016/2019 auf Windows. Nicht unterstützt wird das klassische Legacy-Outlook auf Mac.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Entwicklung und Hosting erfolgen ausschließlich in Deutschland. Es werden keine E-Mail-Inhalte an Dritte weitergeleitet.
Kann ich für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Signaturen einrichten?
Ja. Über flexible Regeln und Conditional Logic lassen sich unterschiedliche Signaturen für Abteilungen, Gruppen oder Empfänger konfigurieren.
Ab welchem Tarif sind E-Mail-Signaturen verfügbar?
E-Mail-Signaturen sind Teil der oneVcard Teams- und Enterprise-Lizenz. Gern richten wir die Vorlage gemeinsam mit dir ein.
Bereit für einheitliche Signaturen im ganzen Team?
Wir richten die erste Vorlage gemeinsam mit dir ein. Vereinbare ein unverbindliches Gespräch.
Verfügbar ab der oneVcard Teams- & Enterprise-Lizenz.